Hábitos de productividad: la verdadera mejora continua

Como seres racionales, nos gusta creer que todas nuestras acciones son premeditadas y tienen una razón lógica por detrás. Sin embargo, la mayor parte de lo que hacemos es el resultado de hábitos. Un hábito, es una rutina que se realiza de manera “automática”, sin analizar conscientemente la razón, la forma o el resultado esperado. Por ejemplo, cuando un conductor pisa el acelerador para aumentar su velocidad (razón), sabe que tan fuerte debe hacerlo (forma) y que tan rápido quiere ir (resultado), sin necesidad de enfocarse conscientemente en cada etapa del proceso.

Por otra parte, la productividad se trata de alcanzar continuamente objetivos preestablecidos, utilizando los recursos disponibles de la manera más eficiente posible. Dado que la productividad supone continuidad, convertirla en un hábito es la mejor forma de garantizar un estado de cumplimiento y eficiencia, ya que, ser productivo no es alcanzar una meta, ser productivo es alcanzar continuamente las metas de manera eficiente.

 

Creando hábitos

Antes de construir un hábito de productividad es necesario comprender como se forma cualquier hábito. Según Charles Duhigg, autor de The Power of Habit, el proceso mental que conlleva un hábito consta de tres pasos: señal, rutina y recompensa. En el primer paso, la mente detecta algún tipo de señal, que funciona como el gatillo que activa uno de muchos hábitos almacenados en el cerebro. Después, se lleva a cabo una rutina física, mental o emocional. Por último, el resultado es interpretado como algún tipo de recompensa, que la mente utiliza para decidir si la rutina es lo suficientemente valiosa como para conservarla en forma de hábito.

Dado que un hábito no se elimina, solamente se modifica, es de gran importancia identificar las señales y recompensas que lo guían, para lograr introducir una nueva rutina y crear un cambio verdadero. Los hábitos se forman como mecanismo para ahorrar energía, de manera que el conocimiento acumulado por la experiencia pueda manifestarse en el momento preciso. De manera que, se debe tener especial cuidado al momento de diseñar una nueva rutina, porque es la única forma de garantizar que se va a actuar de la manera deseada, incluso cuando se está en modo “automático”.

 

Siendo productivo

Si se desea cambiar un hábito de ineficiencia, creando una rutina de productividad, es necesario entender lo que conlleva esa rutina. David Allen, experto a nivel mundial en temas de productividad, aconseja buscar la relajación mental, al mismo tiempo que se persigue un sentido de control, reflejado en la seguridad de saber que en un momento dado se hace lo que debería hacerse, y que lo que se deja de hacer puede esperar. Para llegar a este estado, según Allen, es necesario capturar todas las cosas que atraen nuestra atención, aclarar lo que cada cosa significa, definir acciones a tomar (si existieran), reflexionar periódicamente sobre las tareas pendientes y actuar, completando cada tarea en el momento más adecuado.

Un estado de estrés, activa en el cuerpo el modo de “lucha o huida”, a través de la liberación de químicos como la adrenalina y el cortisol. Esto, consume gran cantidad de energía, disminuye la capacidad de razonamiento e inhabilita funciones fisiológicas. En contraste, un estado de relajación mental ayuda a utilizar la energía de mejor manera, facilitando la resolución de problemas e impulsando el pensamiento creativo. Obviamente, para gozar de los beneficios de un estado de relajación mental se debe reducir el estrés a la medida de lo posible, por eso, es necesario que la productividad se convierta en un hábito.

 

Mejorando continuamente, un cambio de cultura

Es importante mencionar que los hábitos se crean a nivel individual. Cada persona interpreta una señal o una recompensa de manera distinta, por lo cual, es solo lógico que las rutinas también sean distintas. Sin embargo, individuos que comparten una misma cultura, tienden a compartir hábitos similares. Son precisamente estos, los que deben encontrarse y modificarse, para lograr instalar una rutina de productividad a nivel organizacional.

Según Charles Duhigg, existen hábitos llamados keystone, que nacen a partir de las prioridades clave de la organización. Estos, sirven como una palanca, generando pequeñas victorias, que a su vez generan otras pequeñas victorias, haciendo que la propagación de los hábitos en la cultura sea natural. Los hábitos keystone se integran a la cultura en forma de valores, generando un cambio transformacional y duradero, que guía a la organización en los momentos de mayor incertidumbre. Si los hábitos keystone de una organización son hábitos de productividad, ¿cómo se puede detener la mejora continua?

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